2026.07 | 古物商の実務

古物台帳、紙とExcelの限界はどこで来るか——記載事項の整理と、デジタル化を考える順番

古物商をやっている人で、台帳が好きだという人に会ったことがありません。私も現役の古物商なので気持ちはよく分かります。それでも台帳は、この商売の免許証そのものです。今日は「紙とExcelでどこまでいけるのか、どこで切り替えるべきか」を、実務の目線で整理します。

まず、台帳に何を書くのかを再確認

古物営業法は、取引のたびに帳簿(いわゆる古物台帳)へ記録することを求めています。骨子はこうです。

• 取引の年月日
• 古物の品目・数量・特徴
• 相手方の住所・氏名・職業・年齢
• 本人確認の方法(運転免許証、マイナンバーカード等の別)

加えて記録の保存義務があり、書き換えの跡が残るような管理が求められます。「あとでまとめて書こう」が続くと、記憶で書く行が増える。ここが紙運用の最初の綻びです。

破綻は「量」ではなく「イベント」で来る

面白いことに、紙とExcelの限界は取引量では来ません。月100件を紙で回している会社もあります。破綻が表面化するのは、だいたい次のイベントのときです。

• 警察の立入り・品触れ照会——「この時期にこの品目を買い取っていないか」と聞かれて、紙をめくって探す時間
• 担当者の交代——書き方の癖が人に付いていて、前任者の台帳が読めない
• 催事・出張買取の増加——現場で書いたメモと台帳の二重管理が始まり、転記漏れが構造化する
• 多店舗化・FC加盟——店ごとに様式がバラバラになり、本部が把握できなくなる

つまり「今は回っているから大丈夫」は、次のイベントまでの話です。

デジタル化の順番を間違えない

それなら早くシステム化を、となるのですが、順番があります。最初にやるべきは買取の受付から台帳までを一筆書きにすることです。査定で品目を入力したら、その情報がそのまま買取伝票になり、台帳の行になる。二度打ちが残る仕組みは、紙が2枚になっただけで、長続きしません。

次に、「確定した記録は直せない」仕組みを選ぶこと。Excelは自由に書き換えられるのが弱点で、悪意がなくても「整えた」跡は説明に困ります。確定後は追記でしか訂正できない設計なら、立入りの日にも胸を張れます。

最後が写真・本人確認書類との紐付けです。ここまで来ると、品触れ照会への回答が「検索して1分」になります。